Analiza biznesowa w sektorze e-commerce jest bardzo ważnym badaniem, które pozwala poznać potrzeby biznesowe i technologiczne przedsiębiorstwa. Zapoznanie się z jego specyfiką pozwala nam rozpocząć ofertowanie, a następnie wdrażanie systemu e-commerce. Oczywiście proces ten jest też niezwykle istotny z punktu widzenia obu stron.

Nasi analitycy to osoby doświadczone, które brały udział w niejednym projekcie na styku technologi i biznesu. Poznanie ich punktu widzenia może być cenne także dla naszych klientów. Oto kilka uwag na temat analizy biznesowej widzianej z perspektywy praktyków.

Perspektywa analityka. Czemu warto ją poznać?

Analityk biznesowy to osoba, która musi umieć nawiązać komunikację zarówno z klientem, jak i osobami odpowiedzialnymi za przygotowanie i wdrażanie rozwiązań IT.

Nic więc dziwnego, że staje się nieocenionym źródłem informacji na temat wyzwań i trudności, które pojawiają się w projektowaniu rozwiązań technologicznych dla e-commerce.  

Czy analityk to tylko ‘’pisarz dokumentacji’’? Takie sformułowania, choć się pojawiają, mają niewiele wspólnego z prawdą. Osoba zatrudniona na stanowisku analityka biznesowego odpowiada m.in. za:

• odbywanie spotkań z klientem (tworzenie wywiadów),
• analizę organizacji,
• analizę dotychczasowego systemu rozwiązań IT dla e-commerce.
  

Jednocześnie analityk jest osobą posiadającą wiedzę i kompetencje do tego, by krytycznie podchodzić do omawianych projektów zmian. Jego zadaniem jest pomoc w zrozumieniu faktycznych potrzeb klienta i ich kategoryzacji. Rekomenduje również optymalne rozwiązania.

Klienci nie zawsze wiedzą czym jest analiza biznesowa

Rozwiązujemy ten problem. Nasi analitycy doskonale zdają sobie sprawę z tego, że klienci miewają na początku współpracy z nimi wiele pytań ogólnych. Odpowiedzi na nie zwykle nie wymagają specjalistycznej wiedzy i wydłużania czasu poświęconego na sporządzenie analizy. W związku z tym staramy się przesłać zestaw najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi na nie w osobnym dokumencie. To pozwala zająć się konkretami.

Ważne: analiza biznesowa to u nas praca z klientem i zadania wykonywane przez analityka. Staramy się efektywnie wykorzystać każdą godzinę - stąd ogólne wątpliwości próbujemy rozwiać jeszcze przed rozpoczęciem warsztatów.

Czy można poznać ofertę bez analizy? Tak, ale…

W teorii jest to możliwe. W końcu ’’czas to pieniądz’’ i skrócenie procesu analitycznego mogłoby być korzystne finansowo.

W praktyce nie rekomenduje się rezygnacji z analizy. Można pominąć ten etap wtedy, gdy klienta nie interesują ramy budżetu przeznaczonego na projekt lub wdrażane rozwiazania są standardowe.

Bez analizy trudno o uwzględnienie kosztowe tych zadań, które wychodzą poza wymagania spełniane przez system w standardzie funkcjonalnym. Szczególnie trudno jest określić ilość pracy potrzebnej przy spełnieniu takich wymagań, jak ‘’integracja z ERP’’. Sformułowanie jest na tyle ogólne, że nie wiadomo jakie potrzeby się za nim kryją. Realizacja tak opisanego zadania może przecież zająć kilka, kilkanaście lub kilkadziesiąt godzin.

Rozróżnienie pomiędzy standardowymi rozwiązaniami a wymaganiami klienta

Jednym z powodów przeprowadzania analizy biznesowej jest chęć zdefiniowania różnic pomiędzy standardowymi rozwiązaniami oferowanymi przez system 'merce a szczególnymi wymaganiami klienta.

Chodzi o przypisanie konkretnych zadań do trzech grup:

• grupy I - wymagań spełnianych przez system w standardzie,
• grupy II - wymagań, których wdrożenie wymaga drobnych modyfikacji.
• grupy III - wymagań, których aktualnie nasz system nie obsługuje.
  

Standardowe rozwiązania to funkcjonalności powszechnie przyjęte w wielu sklepach i oferowane także przez nas, a także dodane do naszej platformy przez lata rozwoju systemu. Dlatego nawet rozbudowane rozwiązania mieszczą się w naszej grupie I. Wykonanie analizy biznesowej pozwala na dokładniejsze określenie wymagań specjalnych.

Ustalenie priorytetów

Dzięki pracy naszych analityków i tworzonej dokumentacji możliwe staje się ustalenie priorytetów. Płyną z tego także wymierne korzyści dla klienta, który będzie mógł później wpływać na nie, modyfikując budżet.

Warto dodać, że kluczowe jest tu stosowanie przejrzystych technik wyznaczania priorytetów. W naszym przypadku jest to ceniona w analizie biznesowej metoda MoSCoW. Opiera się ona na wyznaczeniu czterech kategorii reprezentowanych przez oznaczenia:

• M - MUST - musi być (konieczność spełnienia wymagania),
• S - SHOULD - powinien być (wysoki priorytet wymagania),
• C - COULD - mógłby być (możliwość spełnienia wymagania),
• W - W’ONT - nie będzie (wymagania pominięte w obecnych działaniach, które mogą być implementowane w przyszłości).

Arkusz wymagań - kluczowy dokument tworzony podczas analizy biznesowej

Efektem analizy biznesowej jest powstanie arkusza wymagań. Dzięki temu podstawowemu dokumentowi możliwa jest systematyzacja współpracy i określenie tego, jakie działania mają zostać podjęte. Arkusz wymagań zostaje spisany po odbyciu serii warsztatów przez osobę oddelegowaną z zespołu analitycznego. Stworzony zostaje workbook. Dochodzi do estymacji (oceny pracochłonności) wymagań grupy II i III i powstania finalnej oferty.

Warto wiedzieć: klient ma szansę na bieżąco zadawać pytania do poszczególnych elementów. Stworzenie arkusza wymagań także nie zamyka możliwości dalszych rozmów na temat piorytetów. Czasami dopiero wtedy rozpoczyna się praca na nimi.  

Ważnym elementem konstrukcji arkusza wymagań jest stworzenie kryteriów akceptacji dla wymagań poszczególnych grup. Określają one to, co musi się stać dla realizacji danego punktu. Zmiany w trakcie wdrażania wymagają oczywiście reestymacji, czyli zmiany przewidywanej liczby godzin przeznaczonych na zadanie.

Co się dzieje, gdy pojawią się trudności?

Niekiedy specyfika wymagań stawianych przez klientów jest bardzo złożona i pojawiają się zadania, których realizacja może rodzić komplikacje. Rolą analityka jest wskazanie możliwych trudności. Nasi pracownicy przyjmują w takich przypadkach dwa sposoby działania:

• pierwszym jest szczegółowe opisanie problemu, który może zaważyć na wdrożeniu zmian i całym projekcie,
• drugim bywa propozycja realizacji danego zadania już po wdrożeniu systemu i zmniejszenie priorytetu potencjalnie kłopotliwej zmiany.
  

Przyjęcie ostatniej sugestii może mieć bardzo pozytywny skutek. Dodatkowa wiedza dostępna po wdrożeniu systemu może pomóc w rozwiązaniu problemu. Nie dochodzi też do przesunięć w kalendarzu najważniejszych działań.

Analiza biznesowa a otoczenie zewnętrzne

Ważnym zadaniem podczas przeprowadzania analizy biznesowej w projekcie e-commerce jest poznanie ERP i innych systemów, które działają w danej firmie. Przez naszych analityków pozyskiwana jest wówczas wiedza dotycząca możliwych sposobów integracji wprowadzanych zmian z funkcjonującymi już programami. Czasami zdarza się, że mieliśmy wcześniej doświadczenia z danym programem - to zaś korzystnie odbija się na ilości pracy przy danym zagadnieniu i zmniejsza koszty ponoszone przez klienta.

Niezbędne jest nawiązanie kontaktu z firmami trzecimi, które odpowiedzialne są za ERP i inne systemy. Czasami wystarczy zwrócenie się z odpowiednimi pytaniami do opiekunów ze strony zewnętrznych dostarczycieli usług. Często bywa jednak tak, że nasi analitycy realizują kontakt we własnym zakresie. Kontakt z firmami trzecimi pozwala na określenie zakresu i stopnia trudności integracji. Możliwe jest też włączenie do projektu ważnej dokumentacji.

Arkusz wymagań a wycena i nie tylko

Stworzenie arkusza wraz z dodatkowymi wycenami wymagań z kategorii II i III daje możliwość ogólnego zaplanowania budżetu projektu. Pozwala to na ocenienie  faktycznej skali przedsięwzięcia. Jej poznanie jest kluczowe dla klienta - w najbardziej skrajnych przypadkach może służyć rezygnacji ze zmian. Wówczas dana firma traci relatywnie niewiele w porównaniu do tego, ile musiałaby zapłacić w przypadku projektu realizowanego ‘’w ciemno’’, czyli bez analizy. Klientowi i tak pozostaje wówczas zmapowany biznes, który stworzono w powszechnie wykorzystywanej metodologii. W przyszłości zapisy te będą mogły być wykorzystane przez nas lub inną firmę.

Nasi analitycy podkreślają jednak, że częściej analiza daje korzyści innego typu. Służy optymalizacji kosztów - choćby przez to, że znając potrzeby klienta, możemy proponować mu nieco inne od zamierzonych rozwiązania. Ich cena będzie niższa np. w przypadku, gdy były już przez nas wcześniej wdrażane.

Warto wiedzieć: celem analityków zawsze jest sugerowanie rozwiązań, które pod względem funkcjonalnym i finansowym będą najkorzystniejsze dla klienta.

Ile czasu trwa analiza? To zależy…

‘’Ile czasu trwa analiza?’’ jest jednym z najczęściej zadawanych przez klientów pytań. Oczywiście z czasem trwania i ilością przeznaczonych na analizę godzin związany jest koszt. Niestety, ale w tym przypadku można udzielić jedynie odpowiedzi ukazujących orientacyjny czas trwania prac. Nasi analitycy starają się jednak pomóc i w tym przypadku.

Najczęściej potrzebne są 2 lub 3 spotkania warsztatowe po 3 godz. każde. Do stworzenia arkusza wymagań i jego oddania do akceptacji mija zaś od 2 do 3 tygodni. Czasem niezbędne jest nanoszenie zmian dotyczących wskazanych przez klienta wątków, co naturalnie wydłuża ten czas.  

Warto jeszcze raz podkreślić, że wskazany czas jest umowny. Podobnie rzecz ma się z liczbą spotkań. Wszystko zależy od rodzaju projektu, jego skomplikowania, ilości integracji itp.

Zaangażowanie po stronie klienta

O co powinien zadbać klient, aby analiza biznesowa była skuteczna i przebiegała możliwie szybko? Nasi analitycy zwracają uwagę na kilka ważnych zagadnień. Przede wszystkim cenne jest pozytywne nastawienie klienta do współpracy w ramach warsztatów. To bardzo dobrze, że pojawia się on na nich z własną wizją lub nawet dopracowanymi elementami projektu, ale dobra komunikacja w trakcie spotkań jest niezastąpiona.

Kluczowa jest obecność na spotkaniach osób posiadających wiedzę i kompetencje decyzyjne w działach, które są omawiane.  Chodzi o trzy obszary:

• Front Office - rejestracja konta, zarządzanie nim, identyfikacja wiodącego aktora,
• Back Office - np. zarządzanie panelem administracyjnym, klientami, cennikami, produktami,
• Integracje - np. integracje bazy klientów, produktów, zamówień.
  

Nasi analitycy podkreślają, że zależy im na tym, aby klient nie traktował analizy biznesowej tylko jako szansy na oszacowanie kosztów projektu, ale aby postrzegał ją w szerszej perspektywie. Chodzi o dostarczenie mu wiedzy o rozwiązaniach, które podnoszą koszt i ewentualnych alternatywach dla nich.