Rozwój technologii, dynamicznie zmieniające się oczekiwania firm oraz ich klientów, wzrost świadomości biznesowej, chęć optymalizacji i automatyzacji procesów biznesowych, a przede wszystkim, zwiększające się możliwości finansowe. Wszystko to sprawia, że coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie projektów IT np. systemów e-commerce. Otwartość na zmianę i chęć zrealizowania wdrożenia to jednak za mało. Co zrobić, aby zakończyło się ono sukcesem? Czy w ogóle jest to możliwe?
Czy system e-commerce da się wdrożyć szybko, tanio i dobrze?
Wdrożenie systemu e-commerce w początkowym etapie prac budzi bardzo wiele emocji. Pojawiają się pierwsze oczekiwania, wyobrażenia. Padają też pierwsze obietnice (często niemające pokrycia w rzeczywistości). Podchodząc do realizacji takiego projektu, firmy oczami wyobraźni widzą już korzyści płynące ze wdrożenia oraz... miliony płynące na konto. Mało które z przedsiębiorstw zdaje sobie jednak sprawę z tego, że implementacja zaawansowanego technologicznie systemu wymaga zasobów w postaci czasu, ludzi i pieniędzy. Wymaga też odpowiedniego partnera w biznesie, skalowalnej i stabilnej technologii oraz pełnego zrozumienia procesów przepływających wewnątrz danej organizacji.
Firmy planujące wdrożenie systemu IT powinny więc podejść do tematu z rozsądkiem i odrobiną pokory. Założenie, że projekt ma zostać zrealizowany dobrze, tanio i szybko nie tylko znacznie utrudnia współpracę z firmą wdrożeniową, ale przede wszystkim jest nierealne. Doskonale uwidacznia to koncepcja złotego trójkąta zarządzania projektami, wskazująca trzy podstawowe ograniczenia projektowe: zakres, budżet i harmonogram. Według niej, aby zachować dobrą jakość projektu, ograniczenia te muszą być ze sobą powiązane w taki sposób, aby zmiana jednego z nich pociągała za sobą zmiany pozostałych dwóch. Jest to niezmiernie ważne, ponieważ wdrożenie systemu e-commerce (a także każdego innego systemu IT) to złożony i długotrwały proces, który niejednokrotnie wymaga kompromisów.
Dlaczego wdrożenie e-commerce wiąże się z ryzykiem biznesowej porażki?
Zły wybór oprogramowania lub partnera wdrożeniowego oraz nieodpowiednie podejście do realizacji projektu mogą doprowadzić przedsiębiorstwo nawet do upadłości. Pokazują to zarówno statystyki, jak i realne przykłady z różnych branż. Badania przeprowadzone przez
PwC podają, że 32% projektów IT już na etapie przygotowań narażone jest na porażkę, a według McKinsey, w IT bardzo częste jest przepalanie projektów. Co to oznacza? To, czego każdy przedsiębiorca obawia się najbardziej - wydłużenie czasu wdrożenia oraz wzrost jego kosztów. McKinsey pokazuje, że budżety źle estymowanych projektów wzrastały nawet o 66%, a czas potrzebny na ich realizację o 33%. Ponadto korzyści z realizacji takich projektów odnotowały nawet 17% spadek. Jak pokazują twarde dane (oraz rzeczywistość), przekroczenie budżetu projektu o 200% zazwyczaj kończy się jego upadkiem.
W ostatnich latach głośno było o wielu, źle prowadzonych projektach IT, które doprowadziły do ogromnych strat. Warto przyjrzeć się kilku z nich.
- Duża, niemiecka sieć hipermarketów straciła blisko 500 milionów euro oraz 7 lat na wdrożenie oprogramowania, które ostatecznie nie działało tak, jak powinno. Przy projekcie pracowało kilka firm, próbując go bezskutecznie ratować.
- Jedna z polskich instytucji finansowych oferujących pożyczki postawiła z kolei na automatyzację procesów odzyskiwania długów, przez co skuteczność egzekucji windykacyjnej spadła z 90% do 57%, a łączna sprzedaż zmalała aż o 9 mln funtów. Akcje giełdowe spółki straciły wówczas ponad 66% wartości.
- Amerykańska sieć wypożyczalni samochodowych z kolei pozwała na 32 miliony dolarów jedno z największych na świecie przedsiębiorstw outsourcingowych i konsultingowych w dziedzinie zarządzania i technologii. Wszystko dlatego, że przygotowany przez nich projekt nie nadawał się do pokazania go światu.
Wszystkie te historie pokazują jedno - wdrożenie systemu IT może mieć kluczowe znaczenie dla funkcjonowania całej organizacji, więc warto zainwestować w nie nie tylko czas i pieniądze, ale przede wszystkim zasoby ludzkie.
Czy jakikolwiek projekt IT może zakończyć się sukcesem?
TAK! Na realizację projektu IT składa się jednak wiele czynników. Tylko ich odpowiednie połączenie pozwoli z sukcesem doprowadzić projekt do końca. Na co więc trzeba zwrócić uwagę?
Gotowość do zmiany - przedsiębiorstwa bardzo często chcąc wdrożyć nowe oprogramowanie, nie zdają sobie sprawy z tego, że wymaga to sporych nakładów pracy po ich stronie. Oprócz dokładnego przygotowania organizacyjnego (kalkulacji kosztów, jakie można przeznaczyć na relację projektu oraz wydelegowaniu osób odpowiedzialnych za jego koordynację) potrzebne jest również czynne zaangażowanie przedsiębiorstwa we wszystkie sprawy związane z wdrożeniem - już od momentu, gdy zrodzi się sam pomysł jego realizacji.
Nastawienie na cyfrową transformację - każdy system IT to jedynie środek do realizacji wyznaczonych sobie przez organizację celów. To jeden z wielu elementów niezbędnych do osiągnięcia pełnej konkurencyjności, a także automatyzacji i optymalizacji procesów biznesowych. Właśnie dlatego nadrzędnym celem realizacji każdego projektu IT nie powinno być samo wdrożenie technologii, lecz totalna cyfrowa transformacja przedsiębiorstwa, uwzględniająca przekształcenia organizacji i zachodzących w niej procesów.
Lokalna adaptacja - często firmy działające na wielu światowych rynkach, chcąc przejść przez proces wdrożenia oprogramowania w miarę bezboleśnie, decydują się na stworzenie jednego, wspólnego dla każdego kraju systemu, stawiając tym samym na jego globalną unifikację, a nie lokalną adaptację. Jest to duży błąd, z uwagi na to, że każdy z lokalnych rynków charakteryzuje się specyficznymi uwarunkowaniami, a stworzenie jednego systemu, realizującego diametralnie różne potrzeby jest nie tylko bardzo trudne (a wręcz niemożliwe), ale również kosztowne.
Dostosowanie do rzeczywistych potrzeb organizacji - każda firma ma swoją specyfikę działania, charakteryzujące ją procesy wewnętrzne oraz własną, unikatową wizję e-commerce. Dogłębna znajomość firmy jest niezbędna, aby dokonać wyboru odpowiedniej technologii, a następnie z sukcesem ją wdrożyć. Należy pamiętać, że system IT ma być dostosowany do procesów zachodzących w firmie i je usprawniać, a nie na odwrót - wymuszać w firmie zmiany organizacyjne i procesowe, po to, by móc je należycie obsłużyć.
Skalowalna technologia - najważniejszym zadaniem wdrożonej platformy jest usprawnianie pracy w organizacji. Powinna ona więc wspierać jej działalność i rozwój, a także w każdej chwili umożliwiać podjęcie napotykanych wyzwań biznesowych. Wykorzystywana technologia powinna być na tyle elastyczna, aby móc sprostać zachodzącym w organizacji zmianom i realizować potrzeby dosłownie każdego modelu biznesowego.
Odpowiednie metody pracy i rozliczeń - wdrożenie e-commerce (i właściwie każdego systemu IT) może trwać od kilku dni do nawet kilku lat. Realizowany projekt to żywy organizm, który się zmienia - wraz z rynkiem oraz organizacją, na której potrzeby jest tworzony. Właśnie dlatego, warto wziąć pod uwagę okres połowicznego rozpadu wymagań względem systemu. Obecnie oscyluje on w okolicach 6 miesięcy i oznacza, że po upływie pół roku od momentu spisania wymagań, połowa z nich się dezaktualizuje. Projekty IT warto więc prowadzić w sposób zwinny, aby zmiana stała się naturalną częścią projektu. Obok metodyki pracy, równie ważna jest też metodyka rozliczania projektu, a tu najlepiej sprawdza się model subskrypcyjny. Pozwala on na znaczne zwiększenie przewidywalności wydatków na IT oraz lepsze zarządzanie nimi.
Współpraca partnerska - wdrożenie nowego oprogramowania to absorbujące i ważne wydarzenie z perspektywy całego przedsiębiorstwa. Wymaga nakładów czasu, pieniędzy oraz zaangażowania. Bardzo ważne jest, aby w całym tym procesie mieć po drugiej stronie odpowiedzialnego partnera biznesowego. Firmę, która będzie pełnić rolę mentora, doradcy, a często nawet przyjaciela. Dobra współpraca partnerska sprawia, że przedsiębiorstwo może się w pełni skupić na biznesie, podczaspodczas gdy partner wdrożeniowy przejmuje całkowitą odpowiedzialność za technologię.
'merce - platforma biznesowego sukcesu
Na bazie wieloletnich doświadczeń oraz znajomości potrzeb rynku, dziś z powodzeniem wspieramy naszych klientów we wprowadzaniu ich wizji e-commerce w życie. W trosce o najwyższą jakość projektu, a także ostateczny sukces wdrożenia, w 'merce postawiliśmy na model CaaS (Commerce as a Service), dający gwarancję poczucia bezpieczeństwa obu współpracującym stronom. Dodatkowo, we wszystkich realizowanych wdrożeniach wprowadziliśmy DoR’y (Definition of Ready). Podczas współpracy z klientami stawiamy na partnerstwo, elastyczność technologii oraz skalowalność kosztów, ponieważ wierzymy, że właśnie takie podejście jest gwarancją sukcesu każdego wdrożenia IT.
