Jak dobrze rozpocząć i przeprowadzić replatforming?

Brak istotnych funkcji, wsparcia, rosnące koszty technologiczne czy też posiadanie rozwiązania, które nie radzi sobie z obecnym poziomem sprzedaży to tylko kilka powodów, które wpływają na to, iż właściciele sklepów internetowych decydują się na replatforming. Sam proces to po prostu wymiana obecnego rozwiązania sprzedażowego na inne, bardziej rozbudowane i nowocześniejsze. Jak przeprowadzić go prawidłowo i na co zwrócić uwagę? O tym w poniższym tekście.

Replatforming – czy jest się czego obawiać?

O samym procesie zmiany platformy e‑commerce pisaliśmy w jednym z naszych poprzednich tekstów. Podjęliśmy w nim próbę określenia, kiedy nadchodzi czas na zmiany i skupiliśmy się na tym, jakie pytania najczęściej pojawiają się przed całym procesem.

W tym tekście chcielibyśmy zwrócić uwagę na to, że u przedsiębiorców, którzy decydują się na takie działania, pojawiają się wątpliwości, które są pierwszą i główną przeszkodą na drodze do nowego rozwiązania. Są nimi przede wszystkim:

1. Wątpliwości związane z dotychczasowymi kosztami

To wątpliwości, jakie pojawiają się w głowie chyba każdego managera, który musi zastanowić się nad replatformingiem. Wiele firm wychodzi z założenia, że jeśli wydało na sklep pięć, dziesięć czy też sto tysięcy złotych i obecne rozwiązanie nie posiada wszystkich potrzebnych funkcji, to wydanie kolejnych stu tysięcy zmieni tę sytuację. Czy jednak wydawanie pieniędzy na jedną lub kilka poprawek naprawdę ma sens?

Oczywiście bez analizy podrasowanie obecnych, działających na tę chwilę rozwiązań wydaje się tańsze. Jednak warto zwrócić uwagę, że wiele zewnętrznych pluginów rozwija się i w pewnej chwili mogą nie być już kompatybilne z naszą platformą. Takie sytuacje przytrafiły się na przykład sklepom, które jeszcze jakiś czas temu działały na Magento w wersji 1.x. Możemy zrezygnować z kolejnych update’ów, jednakże ostatecznie koszty, które poniesiemy, znacznie przekroczą pierwsze wyceny, bowiem pojawią się w międzyczasie kolejne problemy. Każda nowa aktualizacja będzie kosztować coraz więcej, dlatego warto podjąć decyzję o przejściu na platformę, która oferuje ciągły rozwój oprogramowania (Continuous Integration [CI]) i działa w modelu CaaS. Wybór takiego rozwiązania znacznie obniża, lub nawet całkowicie niweluje, koszty kolejnych zmian technologicznych.  

2. Nieoczekiwane koszty lub brak zwrotu z inwestycji

Bariery związane z wymianą platformy mogą się różnić w zależności od wielkości firmy. Dla tych, którzy zaczynają dostrzegać znaczny wzrost sprzedaży, rzeczywisty koszt procesu i lęk przed nieoczekiwanymi nowymi kosztami (zarówno czasowymi, jak i finansowymi) jest prawdziwym problemem. Ważne jest, aby podczas zmiany platformy poinformować firmę wdrożeniową o naszych wątpliwościach. Dobre firmy stawiają na dialog, na wzajemne budowanie relacji, a co najważniejsze pozwalają wspólnie wypracować rozwiązania, które likwidują nieoczekiwane koszty i zapewnią zwrot z inwestycji. Dobrze jest przyjrzeć się case studies, które niejednokrotnie pokazują, jak wprowadzone zmiany wpłynęły na niektóre biznesy.

3. Koszty pracy dodatkowej

Chodzi tutaj o pojawienie się dodatkowych zadań, obowiązków, a co gorsza opóźnień wynikających z nieznajomości nowego rozwiązania, które mogą przekładać się na spadek liczby obsłużonych zamówień czy też obniżenie jakości obsługi klientów. Dodatkowo pracownicy e‑sklepu mogą czuć dyskomfort i niepokój związany z tymi właśnie nowymi funkcjami, bowiem mogą pojawić się błędy i problemy w obsłudze nowej platformy. Problemy te może rozwiązać firma wdrożeniowa. W Merce wspieramy naszych klientów na każdym etapie replatformingu, a pracownicy zajmujący się bezpośrednio obsługą panelu sprzedażowego przechodzą odpowiednie szkolenia lub otrzymują specjalnie przygotowane dla nich instrukcje.

Jak zacząć replatforming?

Zakładając, że wiemy już, kto będzie naszym nowym partnerem biznesowym, czyli jaka firma przeprowadzi proces rozwoju i zmiany platformy, musimy wyznaczyć po stronie pracowników sklepu osoby, które dobrze znają obecną platformę i jej bieżące, a także przyszłe potrzeby. Musimy mieć pewność, że od początku stawiamy na dialog, dlatego wybierzmy takich pracowników, którzy będą umieli odpowiedzieć na wszystkie pytania dotyczące wymagań sklepu i którzy mogą podejmować wiążące decyzje. Zbudowanie dwóch zespołów po obu stronach to podstawa w tego typu działaniach.

Pewnie już na początkowych etapach firma wdrożeniowa będzie miała swoje procedury działania. Warto je poznać i postępować według nich. To znacznie ułatwi wspólną pracę i może przyśpieszyć wdrożenie. Są różne metodologie współpracy, czasami bazują one na dokumentach online, czasami na CRM‑ach. Wszystko zależne jest od firmy.

W tym miejscu należy poświęcić też czas na analizę wszelkich wymagań i rozwiązań, które muszą lub powinny znaleźć się w nowym sklepie. Warto, aby zespół zajmujący się replatformingiem po stronie klienta przygotował mapę technologii, z których obecnie korzysta. Pozwoli to sprawdzić, które z nich będzie można łatwo przenieść, a które będą wymagały dodatkowych prac lub okażą się niemożliwe do implementacji w obecnej formie. Pomoże to z wyprzedzeniem określić wymagane prace integracyjne i zweryfikować procesy wdrożeniowe.

Przeważnie podczas współpracy pojawiają się DoR-y, czyli Definition of Ready. Jest to forma opisu wymagań i oczekiwań odnośnie do zadania, w tym przypadku replatformingu, która po zaakceptowaniu przez zleceniodawcę pozwala na jego sprawną realizację. DoR składa się z czterech sekcji opisanych poniżej:

1. Dlaczego to robimy? Biznesowe uzasadnienie podejmowanych prac, czyli inaczej mówiąc – jakie korzyści uzyska klient po zaimplementowaniu funkcji. Wiedza ta jest potrzebna, aby podjąć decyzję o rozpoczęciu prac.
2. Kiedy zadanie jest gotowe? Czyli skąd wiadomo, że funkcja jest w 100% zrealizowana. Ta część dokumentacji musi opisywać stan systemu w określonej sytuacji w sposób obiektywny (osoba nieznająca się na technologii jest w stanie to zweryfikować) i binarny (stan jest prawdą albo fałszem, nie ma niczego pomiędzy).
3. Sposób realizacji. Część ta opracowywana jest przez zespół wdrożeniowy, jednak konieczne są tu sugestie ze strony klienta i jego zespołu.
4. Wybór narzędzi potrzebnych do realizacji. Narzuca je zespół wdrożeniowy i jest to konsekwencja wszystkich powyższych punktów. Mogą to być zasoby zewnętrzne jak i wewnętrzne. Na przykład dokumentacja, API, dostępy, bazy danych i inne.

Przedstawiony schemat to skrócona wersja tego dokumentu i w wielu firmach może się ona różnić od zaprezentowanej tutaj, ale ogólny zarys jest bardzo podobny. Warto też wspomnieć podczas wspólnych ustaleń o kilku ważnych dla procesu, ale także funkcjonowania sklepu, elementach. Są to na przykład:

• Proces migracji danych. Czyli to, jakie informacje muszą być przeniesione i dlaczego. Czy są w sklepie dane niepotrzebne, które można podczas replatformingu pominąć, itd. Tutaj także pojawia się pytanie: „Ile produktów, zamówień i ilu klientów trzeba przenieść?”.
• Jakie problemy pojawiają się na obecnej platformie, jakie funkcje nie istnieją.
• Ile czasu zajmują obecnie w sklepie poszczególne procesy i czy można je uprościć lub przyspieszyć?
• Jakie procesy wymagają automatyzacji.

Kamienie milowe i plan działania

Ułożenie realnego planu działania wraz z firmą wdrożeniową to kolejny i ostatni krok przed rozpoczęciem wdrożenia. To swoiste punkty kontrolne, które mają kierować całym procesem. Główne kamienie milowe to na przykład:

• migracja danych,
• projekt front-end,
• rozwój zaplecza (back-end),
• testy jakościowe i wydajnościowe,
• szkolenie przed uruchomieniem i po nim.

Punktów może być znacznie więcej, każde wdrożenie jest bowiem inne i może wymagać innej ścieżki działania. Ważne jest też, by zwrócić uwagę na poniższe elementy podczas pracy z deweloperami. Pamiętajmy jednak, że oddajemy się w ręce specjalistów. W Merce sprawdzamy między innymi poniższe elementy:

• Migracja danych: czy wszystkie dane wymagane przez klienta zostały poprawnie zaimportowane?
• Organizacja danych: czy skonfigurowane zostały wszystkie zbiory klienta?
• Nawigacja: czy wszystkie pozycje menu istnieją i łączą się poprawnie?
• Strony: czy wszystkie wymagane strony i podstrony zostały utworzone?
• Projekt: czy są jakieś niewłaściwe czcionki, obrazy, ramki lub inne elementy, które nie widniały w projekcie?
• Responsive Design: czy strona działa na Androidzie, iPhonie, tablecie, komputerze?
• PWA: czy rozwiązanie działa poprawnie?
• Aplikacje: czy wszystkie są połączone i przetestowane?
• Inne integracje: oprogramowanie ERP, Point of Sale (POS) i im podobne. Czy działają poprawne?
• Elementy związane z zamówieniami: czy składanie zamówień działa i nie generuje błędów?
• SEO: czy wszystkie strony posiadają przekierowania i czy nie pojawiają się puste strony generujące błąd 404?

Przygotujmy się na testy

Powyższa analiza pokazuje w uproszczony sposób, jak przebiega replatforming i wskazuje kilka ważnych etapów, które muszą pojawić się w każdym wdrożeniu. Współpraca z zespołem deweloperskim, dobrze przygotowana analiza potrzeb, testy, odpowiedni plan działania, nie tylko uproszczą całą procedurę, ale mogą ją także przyśpieszyć. Ważne też, by nie obawiać się decyzji związanej ze zmianą platformy. Prędzej czy później może po prostu zajść potrzeba zbudowania nowego lepszego sklepu. Zainteresowane samymi procesami oraz zmianą platformy osoby, zapraszamy do kontaktu oraz do odwiedzania naszej strony internetowej, dedykowanej replatformingowi. Nasi specjaliści chętnie odpowiedzą na wszelkie pytania i rozwieją wątpliwości, jakie pojawiają się podczas zmiany platformy e-commerce.