Jak przeprowadzić transformację cyfrową i zaoszczędzić 30% budżetu e-commerce?

Jednym z największych błędów w procesie transformacji cyfrowej jest nadmierna koncentracja na detalach i brak szerszego spojrzenia na procesy w organizacji. Rozwiązaniem tego wyzwania jest wykorzystanie analizy biznesowej, która przygotuje firmę na przyszłe wyzwania - przekonuje ekspertka z merce.com.

Z uwagi na dynamikę zmian na rynku e-commerce, firmy stoją przed wyborem, czy lepiej przeprowadzić całość transformacji cyfrowej od razu, mając jednocześnie świadomość, że zajmie to kilka miesięcy czy może realizować ją mniejszymi etapami, ułożonymi w sposób systematyczny. Teoretycznie obie wersje są dopuszczalne, ale ich wyborowi musi towarzyszyć świadomość konsekwencji dla biznesu.

- Jednym z dzisiejszych oczekiwań jest jak najszybsze wprowadzenie zmian. Klienci zgłaszają się z listą oczekiwań i planem wdrożenia, który zakłada pełną transformację cyfrową organizacji w bardzo krótkim czasie. Rekomendujemy jednak, aby planując transformację ustalić minimalną wersję produktu (MVP), którą wdrożymy w jak najszybszym czasie, a następnie systematycznie dodawać kolejne rozwiązania zdiagnozowane w procesie analizy biznesowej. Takie podejście przyniesie klientowi realne korzyści biznesowe już na samym początku - mówi Bożena Franosz, analityczka biznesowa z merce.com.

Działaj, ale zacznij od analizy biznesowej

Ekspertka merce.com zwraca uwagę, że właściciele biznesów e-commerce często przychodzą z listą pomysłów widzianych u konkurencji lub w innej branży. O ile mogą wydawać się one sensowne na pierwszy rzut oka, o tyle nie mają wartości bez zrozumienia kontekstu w jakim działają. Rozwiązanie czy funkcja z jednej branży, niekoniecznie będzie działać w innej z uwagi na odmienną logikę biznesową. Inny może być przecież powód użycia danej funkcji w sklepie ze sprzedażą B2B, inny w B2C. Odmienny w sklepie z jednym magazynem niż w takim, który obsługuje sprzedaż online z kilku punktów magazynowych. Przykładowo filtr produktów według marek sprawdzi się, gdy sklep ma ich w ofercie wiele, ale nie tam, gdzie sprzedaje wyłącznie produkty własne.

Klient zazwyczaj nie ma wyobrażenia, jak realnie przygotować funkcję czy integracje, które zwróciły jego uwagę. Szczegółowa analiza pozwala nie tylko opracować ich działanie, ale także oszacować czas potrzebny na wdrożenie, a tym samym oszacować finalne koszty przedsięwzięcia. Czasami klienci porównują otrzymane oferty: wyceny usługi w postaci widełek bez analizy są jednak powierzchowne i nie odzwierciedlają finalnego budżetu, co jest zaskoczeniem dla klientów. Dlaczego?

Podczas warsztatu możemy precyzyjniej oszacować czas niezbędny na wykonanie zadania w oparciu o aktualnie posiadaną wiedzę. Analiza może być dodatkowo doprecyzowana w trakcie implementacji wraz ze zmianą wiedzy na temat poszczególnych wymagań lub ograniczeń, jakie pojawiają się w trakcie realizacji projektu. Cały proces wymaga czasu, ale analiza to najlepsza droga. Niby to oczywiste, ale czasami ze względu na pośpiech analiza jest pomijana. Budowa czy rozwój biznesu bez niej jest jednak jak wyprawa w podróż bez ustalenia celu i poznania warunków na trasie podróży  - wyjaśnia Bożena Franosz.

Czym jest analiza biznesowa?

To przekrojowe badanie, które pozwala w pełni zrozumieć specyfikę przedsiębiorstwa oraz poznać jego realne potrzeby biznesowe i technologiczne. Sam proces analizy jest fundamentalnym etapem ofertowania, a następnie wdrożenia systemu e-commerce. Pozwala na poznanie i zrozumienie wizji dotyczącej projektu, zdiagnozowanie priorytetów biznesowych, stojących za nimi rozwiązań technologicznych oraz poznanie wewnętrznych procedur.

- Chodzi o określenie celu oraz potrzeb biznesowych organizacji zarówno na poziomie przedsiębiorstwa jak i na poziomie projektu - zrozumienie zachodzących procesów. Nie zawsze konieczne są fajerwerki w systemie sprzedaży, a skupienie się na tym, jak najlepiej obsłużyć dany proces. To konieczny krok w fazie tworzenia idealnego dla danego biznesu systemu sprzedaży.

Atutem analizy jest poznanie celów biznesowych firmy i ocena, w jakim stopniu można zrealizować je dostępnymi rozwiązaniami, a w jakim trzeba stworzyć nowe by w kolejnym kroku nadać im cyfrową postać.

- Dzięki poznaniu realnych potrzeb klienta możemy zaproponować rozwiązania w ramach dostępnych możliwości, a tym samym zoptymalizować koszty całościowe sytemu sprzedaży. Czasami samo skorzystanie z zaproponowanych dostępnych alternatyw daje, wspomniane na początku, 30% mniejszego budżetu - dodaje ekspertka merce.com.

Nie musisz wymyślać koła na nowo

Jednym z powodów przeprowadzania analizy biznesowej jest potrzeba dokładnego zdefiniowania potrzeb klienta. Dlaczego to jest ważne?

Spójrzmy na przykład dotyczący integracji z ERP. Sformułowanie jest na tyle ogólne, że nie wiadomo jakie faktyczne potrzeby się za nim kryją. Specyfika wymagań stawianych przez klientów jest bardzo złożona i pojawiają się zadania, których realizacja może rodzić komplikacje. Dlatego przy transformacji cyfrowej ważne jest włączenie na etapie analizy biznesowej działów, które go obsługują, aby urealnić wiedzę o przebiegu procesów w organizacji.

Zebrana przez analityków szczegółowa wiedza o zakresie integracji determinuje wybór rozwiązania i koszty konieczne do poniesienia.

- Merce dysponuje zestawem wypracowanych rozwiązań standardowych dodawanych do platformy przez lata rozwoju systemu. Tworzą bazę pod system sprzedaży lub wymagają np. drobnych modyfikacji w zakresie dostosowania do klienta. Skorzystanie z tego zasobu pozwoli na oszczędność budżetu jak również może przyczynić się do skrócenia czasu wdrożenia platformy. Celem analityków zawsze jest sugerowanie rozwiązań, które pod względem funkcjonalnym i finansowym będą najkorzystniejsze dla klienta. W ten sposób zachęcamy do zmiany sposobu myślenia o osiągnięciu danego celu biznesowego, bez konieczności rezygnacji z wymagań czy oczekiwań biznesowych - wyjaśnia Bożena Franosz.

Model MoSCoW. Gdy nie wszystko jest pilne i ważne

Troska o budżet i termin realizacji to jedno z największych wyzwań managerów e-commerce. Odpowiednie ułożenie priorytetów dla planowanych rozwiązań można oprzeć choćby o metodę MoSCoW, która pozwala wyznaczyć cztery kategorie wymagań odnoszących się do finalnego rozwiązania. To działania, które są konieczne (MUST), mają wysoki priorytet i powinny się tam znaleźć (SHOULD), pożądane, ale niekonieczne (COULD) oraz aktualnie nieplanowane (WON’T).

Dzięki takiemu podejściu możliwe jest zarządzanie elementami funkcjonalnymi tworzonego rozwiązania. Proces budowania systemu sprzedaży zostaje ułożony w logiczny ciąg następujących po sobie zdarzeń. W konsekwencji biznes zyskuje perspektywę rozwoju przy jednoczesnym uwzględnieniu możliwości finansowych.

Wiedzieć lepiej Analizę biznesową można pominąć, gdy klient nie ma ograniczeń budżetowych przeznaczonych na projekt lub wdrażane rozwiązania są podstawowe.

- Niemniej, zawsze rekomendujemy ten etap, bo to nie tylko droga do oszacowania kosztów projektu. To też metoda dostarczenia wiedzy o dostępnych rozwiązaniach i ewentualnych alternatywach dla nich. To także szansa na zobaczenie własnego biznesu w szerszej rynkowej i czasowej perspektywie - dodaje Bożena Franosz.