Prosty język w umowach - czym jest plain language?

Współcześnie, czas jest chyba najcenniejszą ze wszystkich walut. Wszyscy jesteśmy bardzo zajęci, a każdego dnia mamy na głowie dziesiątki obowiązków, zarówno zawodowych, jak i prywatnych. Aby nie zmarnować ani minuty, regularnie zastanawiamy się nad tym, jak możemy zoptymalizować czas poświęcany na ich wykonanie.  Efektem tych rozważań są liczne zmiany, również w sferze językowej.

Czym jest plain language?

Nikt nie chce tracić czasu na lekturę trudnych i rozwlekłych dokumentów. Duża ilość tekstu, niezrozumiałe słownictwo oraz zdania wielokrotnie złożone naprawdę potrafią zniechęcić. A przecież każdemu autorowi zależy na tym, aby jego teksty nie były pisane „do szuflady”, tylko trafiały wprost do odbiorców. Istnieją również takie teksty, które po prostu, z samego założenia, muszą być przeczytane. Przede wszystkim są to dokumenty urzędowe i umowy.

Żeby wyjść naprzeciw potrzebom zarówno samych autorów, jak i potencjalnych odbiorców, stworzony został plain language. To prosty język, zaprojektowany w celu zapewnienia odbiorcy możliwości szybkiego, łatwego i całkowitego zrozumienia kierowanego do niego przekazu. Charakteryzuje go unikanie rozwlekłych słów, skomplikowanego języka oraz żargonu. To język, którego stosowanie pozwala na zaoszczędzenie czasu, a także znacznie ułatwia życie.

Jak stworzyć przekaz zgodny z ideą plain language?

Wbrew pozorom, tworzenie treści zgodnych z ideą plain language jest bardzo proste. W czym tkwi sekrey? Wystarczy przestrzegać kilku, opisanych poniżej zasad.

1. Pomyśl o odbiorcy. Przede wszystkim dowiedz się, kim on jest. Poznaj jego zainteresowania, zwyczaje, dowiedz się, ile ma lat, jakie ma wykształcenie czy gdzie mieszka. Tylko znając swoje audytorium będziesz mógł stworzyć dla niego w pełni użyteczny i zrozumiały komunikat, który spełni swoją rolę.
   
   Tworząc przekaz z myślą o odbiorcy, zawsze warto zastanowić się:
   - czy znajdzie on w danym dokumencie informację, której naprawdę szuka
   - czy komunikat będzie dla niego w pełni zrozumiały
   - czy zrozumienie treści zagwarantuje wykonanie przez odbiorcę pożądanego przez nas działania?
   
2. Pisz tak, aby przekaz był łatwy do przyswojenia. Warto, abyś zawsze miał z tyłu głowy jedną myśl: słowa, których zrozumienie wymaga sięgnięcia po słownik, nie są słowami, których powinieneś używać. Dziś ludzie zapoznają się z docierającymi do nich treściami dosłownie wszędzie - w domu, w pracy, w poczekalni u lekarza, w kawiarni, a nawet będąc w trasie. Wykorzystują w tym celu zarówno nośniki cyfrowe (telefon, tablet czy komputer), jak i tradycyjne, papierowe. Zadaniem autorów jest więc tworzenie takich treści, które mogą być konsumowane zawsze i wszędzie.
   
   Jak stworzyć taki łatwo przyswajalny przekaz? Wystarczy:
   - unikać strony biernej
   - pisać w czasie teraźniejszym (na tyle, na ile będzie to możliwe)
   - zwracać się bezpośrednio do odbiorcy
   - ograniczyć stosowanie skrótowców, a w przypadkach, gdy jest ono konieczne, zawsze prezentować ich rozwinięcie
   - przestrzegać hierarchizacji treści, przechodząc zawsze od ogółu do szczegółu
   - posługiwać się przykładami
   - stosować wypunktowania, przy wymienianiu większej ilości elementów
   - używać grafik, aby zilustrować omawiane zagadnienia
   
3. Spróbuj przetłumaczyć komunikat na inny język. Zazwyczaj, tworząc teksty w swoim rodzimym języku ludzie mają tendencję do używania skomplikowanych słów i pisania długich zdań. Często robią to nieświadomie. Taki styl wydaje im się po prostu naturalny. Dobrym sposobem weryfikacji stopnia skomplikowania naszego przekazu będzie zatem próba przetłumaczenia go na inny język (najczęściej angielski). Dzięki temu zobaczymy, które zwroty sprawiają nam problem, a które zdania są zbyt zawiłe. Jeśli zaś rzeczywiście zajdzie potrzeba przetłumaczenia danego tekstu na inne języki, to uproszczona w ten sposób treść raczej nie sprawi problemu tłumaczowi, a co za tym idzie, pochłonie mniej czasu i pieniędzy.
   
4. Rozmawiaj ze swoim odbiorcą. Nic nie gwarantuje takich efektów, jak bezpośredni kontakt z osobą, do której kierujemy swój przekaz. O ile w sytuacji, gdy odbiorca jest jeden, zorganizowanie tego jest w miarę proste, o tyle, w przypadku odbiorcy masowego często stanowi to nie lada wyzwanie. Oczywiste jest, że w takim przypadku nie uda nam się spotkać ze wszystkimi, dlatego warto wybrać jakąś jedną osobę reprezentującą nasze audytorium i to z nią rozmawiać o stworzonym przekazie oraz jej odczuciach względem niego. Regularny kontakt z odbiorcą pozwoli na bieżąco wprowadzać poprawki i upraszczać wszystkie, tworzone komunikaty.
   
5. Zachowaj porządek. Na samym początku tworzenia jakichkolwiek dokumentów warto zawsze rozpisać ich dokładny plan, układając wszystkie sekcje w takiej kolejności, aby tworzyły logiczną i spójną całość. Przekaz powinien zaczynać się od tych elementów, które dla odbiorcy będą najważniejsze, a następnie opisywać kwestie o mniejszym priorytecie. Funkcję porządkową bardzo dobrze realizują też nagłówki. Współcześni odbiorcy raczej nie czytają już tekstów „od deski do deski”, a jedynie skanują je wzrokiem. Właśnie dlatego świetnym pomysłem będzie użycie nagłówków, które podzielą obszerną treść na kilka mniejszych części, a jednocześnie od razu, w kilku słowach, wprowadzą odbiorcę w tematykę każdej z nich.

Dlaczego prosty język jest coraz bardziej popularny?

Plain language nie jest już tylko nośnym hasłem, czy piękną ideą. Staje się pewnym standardem komunikacyjnym, który obejmuje coraz więcej obszarów. Jego popularyzacja podyktowana jest zmianą pokoleniową oraz wynikającymi z niej zmianami  w sposobie konsumowania treści. Pokolenia X i Y, które odgrywają coraz większą rolę na rynku, to pokolenia, które często przyjmują treści bez większego namysłu. Pokolenia, nielubiące marnować czasu, ale lubiące być informowane o wszystkim wprost. To pokolenia, dla których stosowanie plain language jest tak naturalne jak oddychanie.

Obszarami, w których prosty język odgrywa szczególną rolę są: administracja publiczna, IT oraz prawo. Dlaczego właśnie one i co mają ze sobą wspólnego? Każdy z nich obecny jest w życiu współczesnych ludzi niemal na co dzień. Wszystkie trzy jednak, pomimo, że teoretycznie są nam bliskie, są również dość dalekie. Wszystko to za sprawą specyficznej, wyróżniającej je nomenklatury. Słownictwo, które jest najczęściej wykorzystywane w administracji publicznej,  IT lub prawie jest nie tylko dość skomplikowane, ale często również zapożyczone z innych języków jak np. angielski czy łacina. Sprawia to, że odbiór treści jest tu znacznie utrudniony i często możliwy tylko dla pewnej, wąskiej grupy osób. Stosowanie prostego języka w tych obszarach ma zatem na celu zmienić pewne funkcjonujące normy językowe i zmniejszyć lub nawet całkowicie zlikwidować wynikające z nich wykluczenie językowe. Jak więc widzimy, plain language to wcale nie chwilowy trend. To zmiana, wynikająca z realnej potrzeby społecznej. Zmiana, która po prostu musi nadejść i obejmuje coraz więcej obszarów.