Na rynku e-commerce co chwila pojawiają się nowi gracze budujący swoje platformy od podstaw, a obok nich równym tempem płyną doświadczone firmy, reorganizujące dotychczasowe systemy. Wszystkie te przedsiębiorstwa mają odmienne zaplecza technologiczne, znajdują się na innym poziomie znajomości własnych potrzeb i dysponują różnymi budżetami. Aby każdy z tych biznesów otrzymał to, czego oczekuje, konieczny jest indywidualny plan działania. A trudno o skuteczny plan bez wcześniejszej analizy. Zobacz, jak w 'merce przeprowadzamy analizy biznesów naszych klientów.
Czym jest analiza i jakie są jej cele?
Analiza biznesowa jest pierwszym krokiem do implementacji każdego projektu e-commerce. Niezależnie od tego, czy dotyczy on wdrożenia całkowicie nowego systemu, czy przebudowania, udoskonalenia istniejącego. Analiza jest przekrojowym przeglądem obecnego stanu rzeczy pod kątem możliwości realizacji założonych celów. Wyodrębnia ona i bada każdy proces, aby z sukcesem wdrożyć założone funkcjonalności. W e-handlu nie można żadnego zjawiska rozpatrywać jako niezależny, oddzielny obiekt. Każdy obszar (omnichannel, integracje z systemami zewnętrznymi, typy klientów) ma wspólny punkt z innym. To ważne, aby zrozumieć poszczególne procesy i powiązania, punkty styku pomiędzy nimi.
Przy przeprowadzaniu analizy biznesowej biorą udział przedstawiciele obu stron: 'merce i klienta, a jeśli zajdzie taka potrzeba – w rozmowach uczestniczą reprezentanci firm odpowiedzialnych za integrację z systemami zewnętrznymi (np. magazynowymi, księgowymi), z których korzysta klient.
Celem analizy biznesowej jest:
- ogólnie zrozumienie kierunku i skali projektu,
- identyfikacja aktorów biznesowych,
- wyodrębnienie pożądanych funkcjonalności platformy i nadanie im priorytetów,
- zdefiniowanie rozwiązań IT koniecznych do realizacji projektu,
- określenie potrzebnego budżetu i czasu na realizację zadania.
Inaczej mówiąc, podczas analizy zbiera się i interpretuje dane, które pozwalają wskazać punkt wejścia (jakie zasoby klient aktualnie posiada), określić wymagania (czego klient potrzebuje) i zaplanować proces projektowania platformy e-commerce i jej wdrożenia. Analiza jest niezbędna nie tylko do rozplanowania pracy, ale i do wyceny projektu i określenia czasu jego realizacji.
Jakie rozwiązania wspomagają analizę?
Analiza biznesowa jest procesem wieloetapowym, ale nie zawsze skomplikowanym, gdyż wykorzystuje się podczas niego różne pomocnicze metodologie. Poniżej opisaliśmy kilka rozwiązań, z których korzystamy:
MoSCoW – jest to technika priorytetyzacji, która dostarcza zespołowi informacji dotyczących ważności wymagań. Metoda polega na podziale funkcjonalności i oznaczenia ich wg kryteriów:
- M – Must (musi być) – wymagania konieczne, które być muszą zostać wdrożone i nie podlega to żadnym negocjacjom.
- S – Should (powinien być) – to tematy ważne i wartościowe, które powinny zostać zaimplementowane, jeżeli będzie to możliwe.
- C – Could (może być) – reprezentuje wymagania pożądane, ale nie niezbędne.
- W – Won’t (nie będzie) – to tematy odrzucone, które nie zostaną teraz wdrożone, ale można pamiętać o nich na przyszłość.
Metoda MoSCoW jest zatem sitem pozwalającym nie wrzucić wszystkich wymagań dotyczących platformy do worka z napisem Must, ale je uszeregować w kolejności od najważniejszych. Pomoże to w przyszłości na szybką eliminację funkcjonalności, jeśli trzeba będzie zrezygnować z którejś. MoSCow jest także punktem wyjścia do określenia MVP.
MVP (Minimum Viable Product) to produkt, który jest minimalnie gotowy, aby pokazać go odbiorcy końcowemu. MVP zawiera najmniejszą możliwą liczbę funkcjonalności, ale wystarczającą, aby zobrazować jego wartość. Odbiór MVP przez interesariuszy pozwala klientowi zmierzyć, czy w ogóle produkt wywołuje jakiekolwiek zainteresowanie.
Diagramy SIPOC – narzędzia pozwalające zidentyfikować elementy każdego procesu. SIPOC to skrót pochodzący od pierwszych liter angielskich słów:
- Supplier – identyfikuje, kto (firma, osoba) jest odpowiedzialny za dostarczenie wkładu do procesu.
- Input – definiuje, czym jest ten wkład.
- Process – analiza kroków, które trzeba poczynić, aby wkład przekształcić w wynik procesu.
- Output – defininiuje wynik procesu.
- Customer – identyfikuje, kim jest klient, odbiorca końcowy procesu.
SIPOC to graficzne przedstawienie danych wejścia do procesu i wyjścia z niego.
Jak przebiega proces analizy?
Za rozpoczęcie procesu analitycznego odpowiada osoba z działu handlowego. To ona rozmawia z klientem i w chwili podjęcia decyzji o przeprowadzeniu analizy, koordynuje kolejne kroki.
- Pierwszym i nadrzędnym krokiem jest założenie projektu w panelu 'merce. W panelu prowadzimy komunikację z klientem i prezentujemy postępy prac. Wszystkie uzgodnienia, do których dojdzie w kolejnych krokach, aktualizowane są w panelu. Praca w panelu pozwala zebrać wszystkie informacje w jednym miejscu oraz mieć do nich dostęp np. wtedy, kiedy osoba odpowiedzialna za któryś z elementów proces będzie niedostępna.
- Do projektu przydzielany jest analityk biznesowy, który przed pierwszym spotkaniem z klientem przesyła mu informację z dokładnym opisaniem poruszanych obszarów: back end, front end i integracji. Dzięki temu klient wie, jakie tematy będą omawiane, ma czas, aby się do nich przygotować albo wyznaczyć na spotkanie kompetentne osoby z firmy.
- Następuje cykl spotkań warsztatowych, podczas których z klientem omawiamy projekt i wypracowujemy rozwiązania. Podczas warsztatów definiujemy aktorów biznesowych i obiekty biznesowe, tworzymy scenariusze. Często pracujemy w oparciu o diagramy SIPOC. Nie stosujemy ograniczeń ani w liczbie spotkań, ani w rozciągnięciu ich w czasie. Realna liczba warsztatów zależy to w dużej mierze od złożoności projektu, dostępności klienta i zaangażowania jego zespołu.
- Ustalenia z warsztatów są spisywane i prioretyzowane w technice MoSCoW.
- Po zakończeniu warsztatów analityk podsumowuje spotkania i tworzy arkusz wymagań.
- Na podstawie zebranych danych wyceniamy prace nad platformą e-commerce, tworzymy ofertę, a osoba z działu handlowego przedstawia ją klientowi.
- Po podpisaniu umowy prowadzimy prace do chwili zatwierdzenia wszystkich części projektu.
Analizę przeprowadzamy do skutku – nie pozostawiamy „tematów otwartych” ani niedopowiedzeń. W przypadku dużych niewiadomych drążymy temat i omawiamy go z coraz większą liczbą osób.
Jakie są korzyści z analizy biznesowej?
Dla celu wdrożenia platformy e-commerce zaleta z wykonanej analizy jest taka, że od razu widzimy zależności zachodzące pomiędzy poszczególnymi procesami. Wiemy, jak rezygnacja z jednej funkcjonalności wpływa na inne i jakie skutki niesie. W związku z tym, analiza biznesowa:
- pozwala z pełną świadomością konsekwencji zdecydować o kolejnych krokach, jeśli zajdzie potrzeba modyfikacji założonych wdrożeń,
- wyklucza niebezpieczeństwo wypuszczenia produktu pozbawionego jakiejś funkcjonalności.
Ponadto dzięki poznaniu procesu biznesowego zachodzącego w organizacji, możemy zaoferować jej inne, lepsze rozwiązania i jednocześnie nie naruszać obecnego modelu biznesowego.
Dla klienta istnieje jeszcze jedna korzyść z analizy – otrzymuje on w pełni zmapowany biznes z opisanymi wszystkimi procesami, który może wykorzystać do wewnętrznych celów.
Jakie trudności mogą pojawić się w trakcie przeprowadzania analizy?
Im większy klient, tym bardziej rozbudowana jest analiza, a więc i większe możliwości napotkania nieprzewidzianych problemów. Zdarza się, że klient nie ma przygotowanego briefu i sam nie jest w stanie określić, czego oczekuje. Wtedy wspólnymi siłami poszukujemy rozwiązań adekwatnych do potrzeb klienta. Natomiast najczęściej spotykaną komplikacją, w przypadku firm o złożonej strukturze, jest opisywanie procesów biznesowych według ich pierwotnego sposobu działania.
Architekci projektów nieraz czerpią wiedzę z oficjalnych procedur, regulaminów, a w praktyce proces odbywa się już inaczej. Dlatego rekomendujemy, żeby podczas warsztatów była obecna co najmniej jedna osoba z każdego zaangażowanego działu.
Dlaczego warto przeprowadzać analizę biznesową?
Choć w przypadku prostych projektów podejmujemy współpracę bez uprzedniej analizy, to polecamy ją przeprowadzić bez względu na rozmach przedsięwzięcia
Solidnie wykonana analiza pozwala zaoszczędzić poprzez:
- uświadomienie klienta, które z zaproponowanych przez niego wymagań są konieczne lub przydatne, a które z pewnością nie będą monetyzować,
- znalezienie w toku prac analitycznych tańszych rozwiązań danego problemu biznesowego.
Zdarza się, że w trakcie analizowania i gruntownej rewizji oczekiwań klienta, dostajemy informację dotyczącą celu wprowadzenia danej funkcjonalności. Mając wiedzę na temat celu, skupiamy się na nim, szukamy i proponujemy alternatywne rozwiązania, mniej obciążające budżet.
Mini-raport o analizie biznesowej
Wszystkie informacje o analizie biznesowej można także znaleźć w poniższym raporcie. Wystarczy pobrać go poniżej:
